Signer des documents en ligne à l’aide de la signature électronique

À l’heure actuelle, où le monde numérique ne cesse de progresser, certains individus et entités ont recours à la signature électronique. Il s’agit de la version numérique de la signature manuscrite. Elle consiste à identifier le signataire d’un document électronique. La signature électronique peut se présenter sous forme d’un symbole, d’une image ou d’autres données numériques. Souvent, elle est confondue avec la signature numérique. Ces deux types de signatures peuvent être appliqués en ligne. Cependant, ces deux termes ont chacun sa signification.

En quoi consiste la signature électronique ?

La signature électronique est une méthode d'authentification numérique utilisée pour vérifier l'identité d'un individu et garantir l'intégrité d'un message ou d'un document. Elle peut être utilisée pour signer ses documents en ligne mais également pour authentifier les transactions en ligne, les échanges de fichiers et les communications par courrier électronique.

• La signature électronique repose sur un algorithme de chiffrement qui génère une empreinte numérique unique à partir du contenu d'un message ou d'un document.
• Cette empreinte est ensuite comparée à celle générée à partir du contenu original du message ou du document pour vérifier sa validité.
• Pour être valide, une signature électronique doit être produite à partir d'une clé privée qui est uniquement connue de l'auteur du message ou du document.
• La clé privée est générée à partir d'une clé publique, qui est publiquement disponible et peut être utilisée par tous ceux qui souhaitent vérifier la signature électronique.

Les signature électroniques sont particulièrement utiles dans les transactions en ligne, car elles permettent de garantir l'identité de l'auteur d'un message ou d'un document, ainsi que l'intégrité du contenu. Elles peuvent également être utilisées pour sécuriser les communications par courrier électronique, en empêchant toute modification du contenu du message après sa réception. N'hésitez pas à lire notre article pour savoir comment mettre en place la signature électronique dans votre entreprise.

Pourquoi utiliser la signature électronique ?

Certaines personnes physiques et morales optent pour la signature électronique par le fait qu’elle permet de gagner du temps. Elle est également plus économique. Ainsi, au lieu de suivre un long processus, notamment, l’impression, la signature puis le scan du document, la signature électronique est beaucoup plus simple. Elle peut être effectuée en quelques minutes, il suffit pour l’émetteur de préciser le champ de signature dans le document avant de l’envoyer. Du côté du signataire, il peut signer facilement sur ce champ sans avoir à utiliser une imprimante, puis le renvoyer immédiatement. De plus, elle peut être réalisée à l’aide d’un appareil mobile, d’un smartphone, d’une tablette, ou d’un ordinateur. La signature électronique représente donc un réel avantage, surtout pour les professionnels. Elle s’effectue à l’aide de quelques outils et logiciels. Pourtant, une variété d’options et de méthodes sont possibles. Voir plus d’informations sur ce site.

Créer une signature électronique avec Docusign

Le Webcam est un des outils les plus utilisés pour créer sa signature électronique. Elle est installée sur un smartphone, un Mac ou un PC classique. Pour ce faire, on doit commencer par dessiner la signature sur une feuille de papier blanche sans ligne et sans écriture. Il est fortement recommandé de la tracer avec une encre noire. On prend ensuite, une photo de la signature à l’aide de la caméra FaceTime de l’ordinateur ou de l’appareil photo du Smartphone. Puis, il est nécessaire de créer un compte DocuSign afin d’en avoir un ID. Après avoir accédé au DocuSign, on sélectionne le menu « Nouveau » puis on télécharge la photo de la signature prise. Il ne faut pas oublier de sélectionner le menu « Modifier » situé à côté de « Mon ID DocuSign ». On obtient enfin une docusign signature électronique que l'on peut utiliser pour signer tous les documents en ligne avec DocuSign. Certains logiciels similaires à DocuSign existent également. Les utilisateurs de Mac utilisent souvent OS X Lion ou une version supérieure pour une signature électronique mac. Ce logiciel possède une fonctionnalité intégrée d’esquisse de signature pour créer une signature électronique à l’aide de la caméra FaceTime. Certains programmes et outils sont disponibles sur internet pour signer électroniquement des documents. Adobe Reader est le logiciel le plus courant pour ce faire. En plus de sa simplicité, il est facilement accessible. Si le fichier PDF envoyé contient déjà un champ de signature, il suffit de signer sur cet espace. Sinon, on sélectionne l’option « Signer » et on fait glisser ensuite la signature dans Adobe Reader. Ainsi, la signature électronique n’est pas faisable dans Word.  

 

Quelles sont les étapes à suivre pour la signature électronique des documents en ligne ?

Les étapes pour l’émetteur et le signataire sont différentes. Afin d’émettre une signature électronique, les 3 étapes suivantes sont à respecter.

• Premièrement, charger les documents à signer : l’émetteur doit uploader les documents avant de paramétrer les signatures. Ensuite, l’émetteur définit le niveau et la langue de la signature.
• Deuxièmement, il doit fournir des informations sur les identités des signataires : entrer le prénom et le nom de chaque signataire, son adresse e-mail et son numéro de téléphone.
• Après avoir précisé le champ de signature, il peut enfin envoyer le document à signer en un clic.

Du point de vue du signataire, le processus est plus simple que celui de l’émetteur. Après avoir eu accès à la page de signature, le signataire peut signer directement en ligne électroniquement.

La signature électronique est-elle conforme à la loi ?

Afin d’être légale et juridiquement contraignante, la signature électronique doit respecter certaines conditions. Dans les pays européens, elle est encadrée dans la loi liée aux signatures électroniques eIDAS au sein de l’Union européenne. Ainsi, la pratique de la signature électronique en ligne dans toutes les transactions et les activités professionnelles exige l’assurance de sa valeur juridique. Cette valeur est basée sur trois conditions:

• la vérification de l’identité de l’émetteur,
• l’obtention d’une autorisation
• et la possession d’un certificat ad hoc.

Les identités des acteurs (la personne qui signe et celle qui envoie le document numérique à signer) doivent être approuvées par l’autorité de certification des signatures électroniques. Ces identités doivent être vérifiables par un certificat électronique. De plus, cette signature doit être transférée à travers un outil de signature électronique autorisée. Enfin, la disposition d’un certificat ad hoc et l’accès à une plateforme sécurisée sont obligatoires. Nous vous invitons à parcourir notre site pour plus d'informations sur le droit en entreprise.