Dans tous les domaines de la vie quotidienne, la révolution digitale a contribué à davantage de rapidité et de simplification, quitte à chambouler des dogmes établis de longue date. C’est notamment le cas de la signature de documents officiels, des polices d’assurance aux actes notariés portant sur de l’immobilier, en passant par les contrats liés au business d’une entreprise. En effet, dans tous ces cas de figure, la signature digitale représente désormais une alliée précieuse des parties prenantes, leur permettant de gagner à la fois en temps et en efficacité.
La signature digitalisée : présentation d’un système en plein essor
Ainsi que son appellation le laisse entendre, la signature électronique autorise une personne à apposer sa signature de façon digitale, à distance, de manière à garantie l’identité du signataire. Grâce aux progrès remarquables qui ont eu lieu en quelques années seulement en matière de cryptage des données, un document signé par voie électronique dispose désormais de la même valeur juridique que son équivalent doté d’une signature manuscrite. Concrètement, pour une signature dite "électronique", il suffit que le(s) signataire(s) ai(en)t accès à un ordinateur, une tablette, ou même, de plus en plus souvent, un smartphone, et qu’il(s) dispose(nt) d’une adresse mail et/ou d’un numéro de téléphone. Bien entendu, pour des raisons de sécurité et de confidentialité, dans le cas où plusieurs personnes seraient impliquées, il conviendra de s’assurer que chacune d’elles dispose de son propre courriel. La liste exhaustive des documents pouvant se voir apposés une signature digitale serait trop longue, mais nous pouvons citer quelques exemples : un mandat notarié, un bail commercial, un contrat de syndic, un devis, un contrat fournisseur, etc.
Quand sécurité rime avec efficacité
En fonction du type de contrat, la signature digitalisée peut devenir « avancée », ou même « qualifiée », avec des contraintes réglementaires nettement plus fortes que pour la signature « simple », et une certification spécifique – contrôlée par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information, dans le cas de la signature qualifiée. C’est d’ailleurs pour cette raison que, si toutes les signatures de type électronique sont recevables d’un point de vue juridique depuis l’an 2000, seule la signature qualifiée dispose d’une « présomption de fiabilité », telle que décrite par l'article 1367, alinéa 2 du code civil. N’oublions pas non plus que pour qu’un document signé électroniquement puisse être recevable, il ne doit évidemment pas avoir été modifié après la signature, et des modèles de cryptage aussi complexes qu’efficaces permettent de s’en assurer, aussi pour des fichiers Word que PDF, JPEG ou XML notamment. À n’en pas douter, l’un des principaux atouts de la signature digitale réside dans le gain en efficacité qu’elle permet, avec de réelles économies de papier, et des frais d’impression, ainsi qu’un gain de place dans les bureaux, un archivage plus performant, et même un moindre risque de falsification. Ce processus ouvre donc les portes d’une gestion documentaire plus aisée et plus écologique.
Les autres avantages : gain de temps et disponibilité
Si la signature digitalisée connaît un tel succès, c’est également parce qu’elle permet aux parties prenantes de signer leurs documents beaucoup plus rapidement, et sans avoir à se préoccuper des disponibilités présentielles des uns et des autres. Ainsi, il n’est plus nécessaire d’imprimer les documents avant de les signer, pour de toute manière devoir les numériser à nouveau par la suite, et dans certains cas, les envois par courrier recommandé, avec les délais associés, deviennent également caduques. De fait, un document signé électroniquement est disponible à l’affichage en quelques clics seulement, et il est possible d’avoir un suivi en temps réel du nombre de signataires ayant ou non apposé leur signature à un instant t. Enfin, s’il a toujours été délicat de s’entendre sur une date commune pour de multiples signatures, la crise sanitaire du COVID-19 nous a rappelé avec encore plus de force l’impérieuse nécessité d’utiliser davantage les outils digitaux mis à notre disposition afin de minimiser les interactions physiques. Dès lors, la signature électronique s’impose d’elle-même comme LA solution la plus pertinente pour les années à venir.